Wirtualne biuro jest często mylone z biurem na godziny i odwrotnie. Dlaczego tak jest? Jak uniknąć pomyłki szukając najoptymalniejszego rozwiązania dla swojej firmy? Na co zwrócić uwagę weryfikując oferty? Na te i wiele innych pytań postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.
Wirtualne biuroto usługa polegająca na tzw. outsourcingu obsługi biurowej przedsiębiorstwa, które fizycznie nie musi się znajdować pod adresem „swojego” biura. Chodzi o to, że firma zostaje zarejestrowana pod adresem biura wirtualnego, a swoją przedmiotową działalność prowadzi w zupełnie innej, bardziej dogodnej lokalizacji. Warto przy tym zauważyć, iż usługa wirtualnego biura nie sprowadza się wyłącznie do „użyczenia” adresu – który notabene jest prestiżowy, co ułatwia zaistnienie przedsiębiorstwa na rynku. Obejmuje ona również praktyczną obsługę biura w zakresie obsługi telefonów przychodzących, korespondencji mailowej oraz przesyłek nadawanych tradycyjną pocztą.
Zakres oferowanych usług często zależy do usługodawcy. Usługę wirtualnego biura świadczą zarówno firmy wyspecjalizowane w obsłudze administracyjno-biurowej przedsiębiorstw, jak i dobre biura rachunkowe. Korzystając z oferty tych drugich przedsiębiorca może dodatkowo liczyć na pakiet profesjonalnych usług doradczych i księgowych obejmujący:
Biuro na godziny to usługa z zakresu wynajmu nieruchomości, która polega na krótkookresowym wynajmie wyposażonych i umeblowanych lokali biurowych oraz sal konferencyjnych na rzecz podmiotów gospodarczych. Z biur na godziny często korzystają freelancerzy oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Biura i sale wynajmuje się przede wszystkim na spotkania z klientami oraz partnerami biznesowymi. Z usługi korzystają również małe, średnie i duże przedsiębiorstwa, które z różnych względów nie chcą organizować spotkań w swoich siedzibach.
Wielu przedsiębiorców myli wirtualne biuro i biuro na godziny ze względu na zachodzący na siebie zakres usługi. W praktyce usługa biuro wirtualne bardzo często obejmuje swoim zasięgiem usługi normalnie dostępne w ramach oferty biura na godziny, a więc możliwość wynajmu biura lub sali konferencyjnej na potrzeby spotkań z klientami lub partnerami w biznesie. Ale to nie wszystko. Niektórzy usługodawcy w ramach e-office oferują także możliwość wynajmu biurek dla freelancerów oraz przestrzeni biurowej typu open space na potrzeby coworkingu.
Obie oferty są szczególnie popularne w dużych miastach i aglomeracjach miejskich, na terenie których powierzchnie biurowe są drogie. Z oferty e-biura oraz biura na godziny mogą korzystać przedsiębiorcy z miast, takich jak: Warszawa, Wrocław, Toruń, Kraków, Katowice, Gliwice i wiele innych.
Ogromną zaletą wirtualnego biura jest możliwość rejestracji firmy pod wybranym adresem w jednym mieście, przy jednoczesnym faktycznym prowadzeniu działalności w dowolnym innym mieście lub też pracy mobilnej. Biura na godziny również „stoją otworem” dla pracowników mobilnych. Korzystając z krótkookresowego wynajmu lokali osoby pracujące w terenie mogą zorganizować spotkanie z klientem lub klientami w dowolnej lokalizacji – w sprzyjających warunkach komfortowo umeblowanego i wyposażonego gabinetu lub sali konferencyjnej.
Najtaniej nie zawsze znaczy dobrze. Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, czy wybór akurat tej oferty będzie dla naszej firmy najkorzystniejszy. W tym celu należy zweryfikować:
zakres usługi – biuro wirtualne to usługa, której zakres znacząco się różni zależnie do usługodawcy, dlatego zawsze warto sprawdzić, czy usługi, na których nam szczególnie zależy są uwzględnione w ofercie.
